سياسة الخصوصية وحماية بيانات العملاء

تطبق هذه السياسة على مستخدمي موقع مكتب الخبير، والعملاء الذين يتواصلون لطلب خدمة، ومستخدمي بوابة العملاء، والأشخاص الذين يقدمون بياناتهم لغرض الاستفسار أو تقييم أو تنفيذ أو متابعة معاملة.

لا تتحكم هذه السياسة في ممارسات المواقع والمنصات الخارجية التي يمكن الوصول إليها من خلال روابط موجودة في الموقع، وتخضع تلك المواقع لسياسات الخصوصية الخاصة بها.

تختلف البيانات المطلوبة بحسب نوع التواصل أو الخدمة، ولا يعني ذكر فئة من البيانات أننا نجمعها من جميع المستخدمين.

بيانات الهوية والتواصل

• الاسم أو اسم المنشأة.
• رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
• المدينة أو المنطقة عند ارتباطها بالخدمة.
• بيانات الشخص المفوض أو الممثل النظامي عند انطباق ذلك.

بيانات المعاملة والخدمة

• نوع المعاملة والجهة المختصة بها.
• رقم الطلب أو المعاملة وتاريخها وحالتها.
• الملاحظات أو أسباب الرفض أو طلبات الاستكمال.
• المستندات اللازمة لتقييم أو تنفيذ الخدمة.
• المراسلات والتعليمات والموافقات المرتبطة بالطلب.

البيانات التقنية

• عنوان بروتوكول الإنترنت بصورة تلقائية.
• نوع الجهاز والمتصفح ونظام التشغيل.
• الصفحات التي تم فتحها ووقت الزيارة.
• سجلات الأمان والأخطاء الفنية.
• ملفات الارتباط عند استخدامها أو الموافقة عليها بحسب نوعها.

بيانات الدفع

قد يحتفظ المكتب ببيانات العملية مثل المبلغ والتاريخ ومرجع التحويل أو الفاتورة. ولا يطلب من العميل إرسال الرقم السري للبطاقة أو رمز التحقق أو بيانات الدخول إلى الحساب المصرفي.

يتم جمع البيانات بطرق تتناسب مع طبيعة الخدمة والتواصل، ومن أبرزها:

• البيانات التي يرسلها المستخدم عبر نموذج التواصل.
• المعلومات التي يشاركها العميل عبر وسائل التواصل المعتمدة.
• البيانات التي يدخلها المستخدم في بوابة العملاء.
• المستندات والمعلومات المقدمة أثناء تنفيذ الخدمة.
• البيانات التقنية التي تنشأ عند استخدام الموقع.
• المصادر الرسمية أو العامة عند الحاجة للتحقق من معلومة مرتبطة بطلب العميل وبطريقة مشروعة.

نعالج البيانات الشخصية لتحقيق غرض واضح ومرتبط بطبيعة تواصل المستخدم أو الخدمة المطلوبة، ومن ذلك:

• استقبال الاستفسارات والرد عليها.
• تقييم إمكانية تقديم الخدمة وتحديد نطاقها.
• التحقق من هوية العميل أو صفته عند الحاجة.
• مراجعة المستندات وتنظيم ملف المعاملة.
• تنفيذ الخدمة ومتابعة الطلب وإبلاغ العميل بالمستجدات.
• إدارة العلاقة مع العميل وإصدار عروض الأسعار والفواتير.
• تقديم الدعم الفني وإدارة بوابة العملاء.
• تحسين أداء الموقع وتجربة الاستخدام.
• حماية الموقع والحسابات ومنع الاحتيال والاستخدام غير المصرح به.
• الالتزام بالمتطلبات النظامية والرد على الطلبات الصادرة من الجهات المختصة.
• إدارة الشكاوى وطلبات الخصوصية وتسوية الخلافات.

تتم معالجة البيانات وفق المسوغ النظامي المناسب لطبيعة كل حالة، وقد يشمل ذلك:

• موافقة صاحب البيانات عندما تكون الموافقة هي المسوغ المناسب.
• اتخاذ خطوات بناءً على طلب العميل قبل التعاقد أو تنفيذ اتفاق الخدمة.
• تنفيذ الالتزامات المرتبطة بالخدمة المتفق عليها.
• الوفاء بالتزام نظامي واجب على المكتب.
• حماية المصالح المشروعة للمكتب أو المستخدمين دون الإخلال بحقوق أصحاب البيانات.
• إنشاء مطالبة نظامية أو ممارستها أو الدفاع عنها عند الحاجة.

عندما تعتمد المعالجة على الموافقة وحدها، يمكن لصاحب البيانات العدول عن موافقته، دون أن يؤثر ذلك في مشروعية المعالجة التي تمت قبل العدول.

تكون بعض البيانات ضرورية حتى يتمكن المكتب من الرد على الاستفسار أو التحقق من الطلب أو تنفيذ الخدمة، بينما تكون بيانات أخرى اختيارية وتستخدم لتقديم تفاصيل إضافية أو تحسين التواصل.

قد يؤدي عدم تقديم البيانات الأساسية إلى عدم القدرة على تقييم المعاملة أو تقديم الخدمة أو متابعة الطلب، وسيتم توضيح البيانات المطلوبة بحسب الحالة متى كان ذلك ممكنًا.

لا يتم الإفصاح عن البيانات الشخصية إلا عند وجود غرض مشروع أو ضرورة مرتبطة بالخدمة أو متطلب نظامي، وبالقدر اللازم لتحقيق الغرض.

قد تتم مشاركة بيانات محددة مع الفئات التالية:

• الجهات الحكومية أو المنصات الرسمية المرتبطة بطلب العميل.
• مقدمو الاستضافة والخدمات التقنية والدعم الفني.
• مقدمو خدمات الدفع والفوترة عند استخدامهم.
• مكاتب الترجمة أو التصديق أو الشحن عند طلب العميل للخدمة المرتبطة.
• المستشارون المهنيون أو القانونيون عند وجود حاجة مشروعة.
• الجهات المختصة عند وجود التزام نظامي أو طلب ملزم.
• الأطراف التي يوافق العميل على مشاركتها لتحقيق غرض محدد.

لا يبيع مكتب الخبير البيانات الشخصية، ولا يتعامل معها باعتبارها منتجًا تجاريًا مستقلًا.

قد تعتمد بعض الخدمات التقنية، مثل الاستضافة أو البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي، على مزودين لديهم بنية تقنية داخل المملكة أو خارجها.

عند نقل البيانات الشخصية أو الإفصاح عنها إلى جهة خارج المملكة، تتم مراعاة المتطلبات النظامية والضمانات المناسبة المطبقة على نقل البيانات، وبالقدر اللازم لتقديم الخدمة أو تشغيل الموقع.

تخزن البيانات باستخدام الأنظمة والوسائل التشغيلية التي يعتمد عليها المكتب أو مقدمو الخدمات المتعاقد معهم، مع اتخاذ إجراءات مناسبة للحد من الوصول غير المصرح به.

تختلف مدة الاحتفاظ بحسب نوع البيانات والغرض من جمعها وطبيعة الخدمة والمتطلبات النظامية أو المحاسبية أو التعاقدية.

• تحتفظ بيانات الاستفسارات بالمدة اللازمة للرد والمتابعة.
• تحتفظ ملفات العملاء طوال تنفيذ الخدمة ولمدة لازمة بعد انتهائها.
• تحتفظ السجلات المالية بحسب المتطلبات النظامية المطبقة.
• قد تحتفظ بيانات محددة لإدارة مطالبة أو خلاف أو التزام نظامي.
• تزال البيانات أو تتلف أو تزال هويتها عندما تنتهي الحاجة إليها، ما لم يوجد سبب مشروع للاحتفاظ بها.

يتخذ المكتب إجراءات إدارية وتنظيمية وتقنية مناسبة بحسب طبيعة البيانات والمخاطر المرتبطة بها، وقد تشمل:

• تقييد الوصول إلى البيانات بحسب الحاجة الوظيفية.
• استخدام وسائل حماية للحسابات والأنظمة.
• تحديث البرامج والمكونات التقنية المستخدمة.
• النسخ الاحتياطي عند الحاجة التشغيلية.
• مراجعة الصلاحيات وإلغاء غير الضروري منها.
• التوعية بعدم مشاركة كلمات المرور ورموز التحقق.
• التعامل مع الحوادث الأمنية واتخاذ الإجراء المناسب عند اكتشافها.

لا توجد وسيلة نقل أو تخزين إلكترونية تضمن أمانًا مطلقًا، لذلك يجب على المستخدم أيضًا حماية جهازه وحساباته وعدم مشاركة بيانات الدخول.

قد يستخدم الموقع ملفات ارتباط أو تقنيات مشابهة لتشغيل الصفحات وحفظ بعض التفضيلات وتحسين الأمان وقياس أداء الموقع عند تفعيل أدوات القياس.

ملفات ضرورية

تساعد في تشغيل الوظائف الأساسية للموقع أو بوابة العملاء، وقد لا تعمل بعض الأجزاء بصورة صحيحة عند تعطيلها.

ملفات التفضيلات

تساعد في تذكر بعض اختيارات المستخدم لتحسين تجربة التصفح.

ملفات التحليل

قد تستخدم لفهم طريقة استخدام الصفحات وتحسين الأداء، عند تفعيل خدمات التحليل وبحسب إعدادات الموافقة المتاحة.

يستطيع المستخدم إدارة ملفات الارتباط من خلال إعدادات المتصفح، وقد يؤدي تعطيل بعضها إلى التأثير في بعض وظائف الموقع.

عند استخدام بوابة العملاء يكون المستخدم مسؤولًا عن المحافظة على سرية بيانات حسابه وعن الاستخدام الذي يتم من خلاله.

• استخدام كلمة مرور قوية وغير مكررة.
• عدم مشاركة بيانات الحساب مع شخص غير مخول.
• تسجيل الخروج عند استخدام جهاز مشترك.
• إبلاغ المكتب عند الاشتباه بدخول غير مصرح به.
• تحديث رقم الهاتف أو البريد عند تغيرهما.

قد يستخدم المكتب بيانات التواصل لإرسال تحديثات مرتبطة بطلب العميل أو الخدمة التي طلبها، مثل طلبات الاستكمال أو حالة المعاملة أو المواعيد أو الفواتير.

لا ترسل الرسائل التسويقية إلا وفق المسوغ المناسب، ويمكن للمستخدم طلب إيقافها من خلال وسيلة التواصل المتاحة، مع استمرار الرسائل الضرورية لتنفيذ خدمة قائمة أو الوفاء بالتزام نظامي.

الموقع موجه أساسًا إلى الأشخاص القادرين على طلب الخدمات أو من يمثلهم بصورة نظامية. وعند ارتباط المعاملة بقاصر، يجب أن يقدم البيانات وليه أو ممثله النظامي أو شخص لديه صفة مشروعة.

لا ينبغي إرسال مستندات قاصر أو شخص آخر دون وجود حاجة مرتبطة بالخدمة وصفة صحيحة تسمح بمشاركتها.

قد يحتوي الموقع على روابط إلى جهات حكومية أو منصات دفع أو خرائط أو خدمات تواصل أو مواقع مستقلة. يخضع استخدام تلك الخدمات لسياساتها وشروطها، ولا يتحكم مكتب الخبير في طريقة معالجتها للبيانات.

يجب على المستخدم التحقق من النطاق الرسمي قبل إدخال بيانات حساسة، وقراءة سياسة الخصوصية الخاصة بالخدمة الخارجية.

يجب على المستخدم تقديم بيانات صحيحة وحديثة وإبلاغ المكتب عند تغير المعلومات المرتبطة بالخدمة، مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني أو حالة المعاملة.

قد يطلب المكتب مستندًا داعمًا عند الحاجة إلى التحقق من طلب تصحيح أو تحديث، ويتم التعامل معه في حدود الغرض المطلوب.

عند اكتشاف حادث يؤثر في البيانات الشخصية، يعمل المكتب على تقييمه واحتوائه واتخاذ الإجراءات المناسبة، بما في ذلك إشعار الجهات أو أصحاب البيانات عندما يكون الإشعار مطلوبًا وفق الأنظمة المطبقة.

يمكن للمستخدم إبلاغ المكتب عند الاشتباه بوصول غير مصرح به أو رسالة احتيالية تنتحل اسم المكتب من خلال صفحة التواصل.

يجوز تحديث هذه السياسة عند تغير الخدمات أو طرق المعالجة أو الأنظمة أو الأدوات التقنية. وينشر الإصدار المحدث على هذه الصفحة مع تعديل تاريخ التحديث.

ينصح المستخدم بمراجعة السياسة بصورة دورية، خاصة قبل تقديم بيانات جديدة أو طلب خدمة إضافية.

يمكن لصاحب البيانات تقديم طلب للاستفسار عن بياناته أو ممارسة حق من حقوقه من خلال صفحة التواصل، مع توفير المعلومات اللازمة للتحقق من هويته وتحديد الطلب.

• اسم صاحب البيانات.
• وسيلة التواصل المرتبطة بالطلب.
• نوع الطلب أو الحق المراد ممارسته.
• الخدمة أو المعاملة المرتبطة بالبيانات.
• أي معلومات تساعد على تحديد السجل المطلوب.

قد يطلب المكتب معلومات إضافية للتحقق من الهوية وحماية البيانات من الإفصاح لشخص غير مخول.

لتقديم طلب متعلق بالخصوصية استخدم صفحة التواصل معنا.